Z nielegalnym zatrudnieniem spotykamy się najczęściej w sytuacji, kiedy pracodawca zatrudnia osobę bez potwierdzenia na piśmie w wymaganym terminie rodzaju zawartej umowy oraz jej warunków. Z kolei zjawisko płacenia „pod stołem” występuje wówczas, gdy w zawartej umowie widnieje tylko część wynagrodzenia. Pozostała część umówionego wynagrodzenia jest wypłacana w sposób niepozwalający na identyfikację takiego zdarzenia.
Pracodawcy stosujący nielegalne zatrudnienie oraz nieoficjalny system wypłat wynagrodzeń, w dalszym ciągu przyczyniają się do istnienia szarej strefy, na której traci nie tylko budżet państwa, ale też inne, uczciwe firmy, a przede wszystkim sam pracownik.
Około 6% wynagrodzeń w Polsce jest wypłacana poza systemem. Ten problem dotyczy zwłaszcza najmniejszych firm, gdzie bez rejestracji wypłacanych może być nawet 27% wynagrodzeń. Jeszcze większy problem stanowi wypłacanie części wynagrodzeń pod stołem – to może dotyczyć już 12% zatrudnionych, czyli aż 1,5 mln pracowników. Ten problem również jest najczęstszy w przypadku mikrofirm, może dotyczyć aż 31% z nich.
Budżet, Narodowy Fundusz Zdrowia, Zakład Ubezpieczeń Społecznych i samorządy tracą z tych powodów 17 miliardów złotych rocznie.
Zatrudnianie na czarno i wypłaty pod stołem to także nieuczciwa konkurencja dla firm stosujących legalne formy zatrudnienia.
W znacznej większości przypadków inicjatywa stosowania nieuczciwych rozwiązań leży po stronie pracodawców, którzy w ten sposób zmniejszają koszty pracy. Czasami jednak zależy na tym samemu pracownikowi, np. dla ograniczenia możliwości egzekucji, a tym samym wyższej wypłaty na rękę. Wiąże się to jednak z utratą ochrony socjalnej, z czego pracownik może nie zdawać sobie sprawy.
Warto jednak przypomnieć, że od ukrywanych wynagrodzeń nie są odprowadzane składki na ubezpieczenia społeczne, co oznacza niższe zasiłki, renty czy emerytury lub w ogóle brak prawa do tych świadczeń.
Ministerstwo Finansów, badając poziom realizacji obowiązków podatkowych przez nadzorowane jednostki organizacyjne, zauważa zbyt duże zainteresowanie małego biznesu zatrudnianiem „na czarno” lub płaceniem części wynagrodzenia „pod stołem”. Przede wszystkim to efekt panujących relacji pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Nie bez znaczenia pozostaje również poziom pracochłonności, który niejednokrotnie w mikroprzedsiębiorstwach jest wyższy niż w dużych podmiotach. W takich przypadkach wynagrodzenia mogą stanowić większy udział w kosztach małych przedsiębiorców. Przyjęty model maksymalizacji zysku może więc wzmacniać potrzebę obniżania kosztów pracy, poprzez migrację firm do szarej strefy i stosowania rozwiązań niezgodnych z prawem.
