Czy można używać prywatnego samochodu w działalności gospodarczej?
Tak – nie musisz kupować auta „na firmę”, żeby rozliczać związane z nim koszty. Prywatny samochód wykorzystywany w działalności pozwala zaliczać część wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Zasady, jak rozliczyć samochód prywatny w firmie, zależą jednak od tego, w jaki sposób auto jest powiązane z przedsiębiorstwem.
Jeśli dopiero zakładasz działalność, sposób rozliczania takich wydatków warto ustalić już na początku. Rejestrując firmę przez Firmove.pl, możesz omówić z księgową m.in. formę opodatkowania oraz zasady dokumentowania kosztów.
Ile kosztów uzyskania przychodów można odliczyć od prywatnego auta?
Jeśli samochód pozostaje majątkiem prywatnym (nie jest wpisany do ewidencji środków trwałych), do kosztów firmy możesz zaliczyć 20% wydatków eksploatacyjnych, w tym na paliwo, serwis czy części zamienne. Pozostałe 80% traktowane jest jako wydatek prywatny. To proste rozwiązanie dla osób, które używają auta okazjonalnie do celów służbowych i nie chcą wprowadzać go do majątku firmy.
A jeśli wprowadzę samochód do majątku firmy?
Wtedy zasady są korzystniejsze, ale bardziej wymagające formalnie.
Użytek mieszany (firmowy i prywatny) – do kosztów zaliczysz 75% wydatków eksploatacyjnych, a VAT odliczasz w 50%.
Użytek wyłącznie firmowy – zaliczasz100% kosztów i zyskasz pełne odliczenie VAT. W tym przypadku konieczne są jednak ewidencja przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówka) i zgłoszenie auta do urzędu skarbowego (formularz VAT-26).
Samochód będący środkiem trwałym można też amortyzować. Obowiązują tu limity wartości początkowej 150 000 zł dla aut spalinowych i 225 000 zł dla elektrycznych.
Co dokładnie można wrzucić w koszty?
Niezależnie od wariantu, do typowych kosztów związanych z użytkowaniem auta należą:
paliwo i ładowanie pojazdów,
przeglądy, serwis i naprawy,
ubezpieczenie (OC, AC),
opłaty za autostrady i parkingi,
części eksploatacyjne (np. opony, oleje).
Każdy taki wydatek musi być udokumentowany odpowiednim dokumentem księgowym (np. fakturą lub polisą) i mieć bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Czego unikać przy rozliczaniu auta?
Najczęstszy błąd to zaliczanie 100% kosztów eksploatacji samochodu firmowego samochodu bez spełnienia wymogów użytku wyłącznie biznesowego (np. braku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu). Drugi to brak odpowiednich dokumentów potwierdzających wydatki. Warto z góry ustalić, którą metodę rozliczenia stosujesz i konsekwentnie się go trzymać – to eliminuje wątpliwości przy ewentualnej kontroli skarbowej.
Jak udokumentować, że auto jest wykorzystywane w firmie?
W wariancie użytku wyłącznie firmowego kluczowe jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówka dla celów VAT) oraz zgłoszenie auta do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26. Bez dopełnienia tych formalności urząd skarbowy przyjmie użytek mieszany i ograniczy prawo do odliczeń. Przy wariancie prywatnym lub mieszanym taka ewidencja nie jest wymagana, ale wszystkie wydatki eksploatacyjne i tak muszą być poparte fakturami wystawionymi na firmę.
Co z samochodem w leasingu?
Leasing to popularna alternatywa dla zakupu auta na własność. Raty leasingowe oraz ubezpieczenie AC rozlicza się w kosztach uzyskania przychodów z uwzględnieniem limitu wartości pojazdu 150 000 zł dla aut spalinowych i 225 000 zł dla elektrycznych. Powyżej tych kwot część kapitałowa raty nie zalicza się do kosztów firmowych. To rozwiązanie warto porównać z zakupem za gotówkę jeszcze przed podjęciem decyzji – różnice w rozliczeniu bywają istotne dla płynności finansowej firmy.
*1 Źródło danych: Główny Urząd Statystyczny, dostęp: https://stat.gov.pl/obszary-tematyczne/podmioty-gospodarcze-wyniki-finansowe/przedsiebiorstwa-niefinansowe/przedsiebiorstwa-aktywne-w-1-kwartale-2026-r-,42,6.html?contrast=black-white
ARTYKUŁ SPONSOROWANY
