Na mocy rozporządzenia Rady Ministrów z 15 kwietnia br. wszystkie firmy powracające do swoich biur muszą spełnić określone warunki. Do minimum należy obowiązek zachowania dystansu 1,5 m między stanowiskami pracy oraz zapewnienie przez pracodawców rękawiczek jednorazowych lub środków do dezynfekcji rąk. W przypadku pracowników wykonujących bezpośrednią obsługę interesantów lub klientów dochodzi również obowiązek zasłaniania ust i nosa, który w praktyce sprowadza się do konieczności noszenia maseczek na twarzy.
- Pierwsze sygnały wskazują, że wielu pracodawców pójdzie jednak o krok dalej i wprowadzi do swoich biur jeszcze większe środki bezpieczeństwa. Najgorsze, co może spotkać każdą organizację, to paraliż spowodowany zakażeniem całych zespołów. Firmy nie mogą sobie na to pozwolić, dlatego będą dmuchać na zimne. Powrót do "nowej normalności" będzie przebiegać stopniowo i przy zachowaniu najwyższych środków ostrożności - mówi Małgorzata Michalczyk, dyrektor ds. administracji, Colliers International.
Social distancing w wersji office
Powracający do biurowców pracownicy muszą być przygotowani na nowe procedury i zasady funkcjonowania. Swobodne przemieszczanie się po budynku jeszcze przez długi czas będzie ograniczone. Nową praktyką może być dzielenie przestrzeni biurowych na strefy, w ramach których będzie można się poruszać. Firmy mogą się zdecydować na częściowe lub nawet całkowite wyłączenie niektórych części wspólnych, takich jak kantyny i kuchnie, lub też wprowadzić limit przebywających w nich osób. Dobrym rozwiązaniem może być wstawienie mikrofali do przestrzeni pracy, żeby zminimalizować przemieszczanie się pracowników, a także wprowadzenie zaleceń, aby spożywanie posiłków odbywało się przy biurkach.
- Powinniśmy ograniczyć naszą aktywność w biurze, na przykład zrezygnować z przechadzek do koleżanek i kolegów z innych części biura w celu przedyskutowania spraw służbowych - lepiej omówić je telefonicznie bądź mailowo. Przemieszczanie się po biurze powinno odbywać się tylko w razie konieczności - radzi Małgorzata Michalczyk. - Wprowadzamy obowiązek poruszania się w maseczkach. Zadbaliśmy też, aby dystans między biurkami wynosił 2 m, a więc był jeszcze większy, niż to wynika z rządowych zaleceń - dodaje.
Części wspólne, takie jak recepcje, powinny być dodatkowo wyposażone w przegrody z pleksi, a przekazywanie przesyłek czy innych przedmiotów powinno się odbywać bezkontaktowo, aby nie narażać pracujących w nich osób. - Także w przypadku sal konferencyjnych wprowadzamy maksymalne dopuszczalne limity przebywających w nich pracowników, a te mniejsze przeznaczyliśmy na indywidualny użytek pojedynczych osób - mówi Małgorzata Michalczyk.
Ważnym elementem są procedury dotyczące zasad czystości i dezynfekcji pomieszczeń. Powierzchnie takie jak blaty, stoły, uchwyty, ksero czy inne biurowe urządzenia muszą być często i regularnie czyszczone i dezynfekowane. Powinniśmy do tego zobowiązać nie tylko serwis sprzątający, ale również korzystających z nich pracowników.
Zgodnie z planem
Powrót do biura powinien odbywać się w sposób usystematyzowany, zgodnie z przygotowanym wcześniej planem i harmonogramem. Poszczególne firmy, w zależności od swojej wielkości, struktury, branży i posiadanej powierzchni powinny wypracować wewnętrzne procedury i zasady funkcjonowania.
- W naszym przypadku podjęliśmy decyzję, że pracowników każdego działu będziemy dzielić na dwa zespoły: A i B, z założeniem, że pracownicy z jednej grupy nie mogą pracować w biurze jednocześnie z pracownikami z drugiej grupy. Taki podział ma na celu uniknięcie sytuacji, w której osoba potencjalnie zakażona wyłączy z pracy cały zespół w wyniku obowiązkowej kwarantanny. Chcemy w ten sposób zapewnić ciągłość działania zespołów - mówi Małgorzata Michalczyk.
Koronawirus zmienił naszą rzeczywistość i pozostanie z nami jeszcze przed długi czas, dlatego trzeba przygotować rozwiązania długoterminowe, które umożliwią pracę w nowych warunkach. Niewykluczane, że firmy będą musiały całkowicie przearanżować swoje biura, przejść z modeli open space na format gabinetowy oraz wdrożyć rozwiązania technologiczne, które pomogą zarządzać taką przestrzenią.
- My taką technologię już wprowadzamy, zarówno u siebie w biurze jak i oferujemy ją naszym klientom. Jest to aplikacja, która umożliwia m.in. rezerwację biurek, sal konferencyjnych, wyszukiwanie współpracowników na terenie biura, zgłaszanie usterek w budynku, dostęp do wirtualnej recepcji i wiele innych funkcjonalności. Takie aplikacje to nasza przyszłość, dlatego im prędzej je wdrożymy, tym lepiej dla naszego biznesu - mówi Renata Hartle, manager ds. strategii flex office i rozwiązań technologicznych w Colliers.
Home office jeszcze zostanie
Czy z powrotami do biurowców należy się śpieszyć? Eksperci studzą zapał i zalecają ostrożność.
- Zakładamy, że praca zdalna będzie wpisana w naszą codzienność przez dłuższy okres. Choć powrót do biura będzie już możliwy, to jednak nadal będziemy rekomendować pracownikom home office - mówi Małgorzata Michalczyk. - Pamiętajmy, że potencjalne źródło zakażenia koronawirusem to nie tylko biuro, ale także droga do niego. Dlatego w tym trudnym okresie zachęcamy pracowników do zrezygnowania z transportu publicznego i korzystania z indywidualnych form komunikacji: swojego samochodu lub roweru - dodaje ekspertka.
- Jednym z długofalowych skutków obecnej pandemii może być zmiana podejścia do środowiska pracy. Wyraźniej zaznaczy się trend polaryzacji funkcjonalnej, w której zadania indywidualne bądź wymagające koncentracji wykonywane będą w większym stopniu zdalnie, przestrzeń biurowa będzie zaś służyć przede wszystkim pracy grupowej, podtrzymywaniu relacji i budowaniu spójności kultury organizacyjnej - mówi Dorota Osiecka, dyrektor Działu Workplace Innovation w Colliers. - Większość organizacji będzie musiała wprowadzić strategie dotyczące nowych form pracy. Wdrożenie takich długofalowych zmian wymaga jednak przemyślanego podejścia do zarządzania zmianą. Rekomendujemy zbudowanie modelu zapotrzebowania przestrzennego, który uwzględnia różne scenariusze zakresu pracy zdalnej. Potencjalna optymalizacja funkcjonalna powinna uwzględniać specyfikę pracy poszczególnych zespołów, aby zwiększony stopień wirtualizacji relacji służbowych pozwalał jednocześnie utrzymać efektywność biznesową, spójność kultury organizacyjnej, zaangażowanie pracowników i zdrowe relacje w zespole - wyjaśnia ekspertka.
Edukacja i zdrowe nawyki
Istotnym elementem powrotu do biurowej rzeczywistości jest edukacja pracowników w zakresie nowych procedur, dobrych praktyk, a także wyrobienia u siebie zdrowych nawyków. Zasady pracy i poruszania się po biurze powinny zostać określone przez każdego pracodawcę z osobna, natomiast nad częściami wspólnymi budynku opiekę roztaczają zarządy nieruchomości.
- We wszystkich zarządzanych przez nas budynkach rozwieszone zostały plakaty z numerem telefonu do odpowiednich służb, a w toaletach znajdują się instrukcje dokładnego mycia rąk. Ponadto przygotowaliśmy specjalne oznakowanie o zachowaniu bezpiecznego odstępu w częściach recepcyjnych i w okolicy wind. Mamy również specjalne procedury na wypadek, gdyby wirus pojawił się na terenie budynku. Zaznajomione są z nimi wszystkie serwisy dbające o nieruchomości na co dzień, takie jak ochrona, obsługa techniczna czy firma sprzątająca - wylicza Agnieszka Krzekotowska, dyrektor Działu Zarządzania Nieruchomościami w Colliers International.
Przy każdym wejściu do budynku powinno znajdować się stanowisko do dezynfekcji rąk dla osób przychodzących z zewnątrz. W windach powinny obowiązywać limity dopuszczalnej liczby osób, które wyegzekwuje ochrona. Wskazane jest też prowadzenie ewidencji osób przychodzących z zewnątrz i ograniczenie wizyt do niezbędnego minimum. Od momentu wejścia do biura, odpowiedzialność za nie przejmuje już najemca.
